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Digitalisierung im Facility Management

Im Gespräch mit Jens Blankenburg, Head of Facility Management von der Vodafone GmbH

i²fm: Sehr geehrter Herr Blankenburg, vielen Dank, dass Sie beim „Praxisdialog Building Information Modeling & Betreiben“ am 8.11.2016 in Dortmund mitmachen. Was erwarten Sie als FM Verantwortlicher vom Digitalisierungsfortschritt?
Jens Blankenburg: In erster Linie Transparenz. Ich erwarte eine signifikante Zunahme der Transparenz für Leistungsumfang, -tiefe und -erfüllungsgrad aller Dienstleistungen. Das, was in der Vergangenheit in irgendeiner Form von Papier oder im CAFM System dokumentiert worden ist, wird heute digital abgebildet und ist in verschiedenen Funktionen und Systemen abrufbar. Ich gebe heute ein Reklamationsticket aus und möchte fast in Echtzeit sehen können, wann das Ticket eingegangen ist, wann der voraussichtliche Lösungstermin ansteht und wann das Ticket erledigt ist. Ich möchte sehen können, ob die vereinbarten Reaktionszeiten eingehalten worden sind und die Arbeit von der richtigen Fachkraft ausgeführt wurde. Das zahlt auf Effizienz und Compliance ein.
i²fm: Was davon ist IST-Zustand, was noch SOLL?
Jens Blankenburg: Diese Transparenz ist bei uns IST-Zustand. Ich kann genau sehen welche Leistungen erbracht wurden, kann es aber beispielsweise noch nicht unterwegs von meinem iPad abrufen. Unsere Mitarbeiter, sprich meine internen Kunden, bekommen zwar eine Email mit einem anvisierten Fertigstellungstermin, können aber noch nicht wie beispielsweise bei den Paketdiensten die Ticketnummer in ein System eingeben und den Prozessfortschritt sehen. Das ist eine weitere Evolutionsstufe, die wir gemeinsam mit unserem Dienstleistungspartner gerade diskutieren und für die wir Systeme nutzen wollen, die wir im Hause Vodafone schon haben.
Wir haben eine Mitarbeiter-App für die Vodafone Deutschland Mitarbeiter, in der verschiedene Services heute schon eingesehen werden können. Dieses Angebot wollen wir noch weiter ausbauen, indem wirin diese App einen Button „Corporate Services“ integrieren. Über diesen können die Mitarbeiter dann ein Reklamationsticket aufmachen, Sonderleistungen adressieren und direkt den Status des gerade aufgegebenen Tickets sehen.
i²fm: Wie verändert dieser Informationsfluss die Beauftragung von Regelleistungen?
Jens Blankenburg: Notwendige Regelleistungen werden bei uns im Rahmen der Anforderungs- und Bedarfsanalyse definiert und dann im Vorfeld vereinbart und beauftragt. Sie werden also nicht über Tickets beauftragt. Tickets werden für Reklamationen und Sonderleistungen genutzt. Durch die konsequente Arbeitsvorbereitung des Dienstleisters und eine Freigabe dieser Arbeitsvorbereitung durch meine Leute, schaffen wir schon eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Regelleistung, die wir beauftragen tatsächlich genau so ausgeführt wird und nachher das im Vorfeld vereinbarte Ergebnis zeigt. Das heißt, ein Ticketsystem ist kein Tool, um die Regelleistungen herunterzufahren. Ganz im Gegenteil. Damit kann nachgesteuert werden, für den Fall das trotz Arbeitsvorbereitungsfreigabe und Abnahme doch etwas nicht in Ordnung ist oder eine Leistung gewünscht wird, die eben nicht vertraglich vereinbart ist
i²fm: Wie gehen Sie intern mit der neuen Transparenz um?
Jens Blankenburg: Das hat viel mit unserem Change Prozess zu tun. Ich messe meine Leute in Zukunft daran, wie viel Arbeitsvorbereitung freigegeben, wie viele Stichproben gemacht, wie eine Leistung abgenommen wurde.
i²fm: Können Sie beziffern, was Ihnen die Einführung digitalisierterer Arbeitsmethoden in den letzten Jahren gebracht hat?
Jens Blankenburg: Für die Facility Services können wir das noch nicht sagen. Aber für die Veränderung der Arbeitsplatzkonzepte bei Vodafone liegen bereits konkrete Zahlen vor. Wir haben in der Vergangenheit in neun verschiedenen Gebäuden an vier Standorten in Düsseldorf gesessen und haben eine Fläche von 125.000 qm genutzt. Diese Fläche konnten wir dank unseres neuen Arbeitsplatzkonzeptes auf 85.000 qm reduzieren. Wir sparen alleine dadurch einen hohen Betrag an Miet- und Bewirtschaftunskosten für die Fläche, die wir eben nicht mehr nutzen. Kosteneinsparungen das hängt natürlich auch mit der Digitalisierung zusammen. Es gibt sehr viele Mitarbeiter die können auch von zu Hause aus arbeiten, dafür müssen wir aber die technischen Voraussetzungen schaffen. Das heißt, jeder bekommt ein Notebook mit einer Datenkarte, jeder bekommt ein Smartphone, wir haben das Telefonieverhalten geändert. Wir sind von einem klassischen Tischtelefon auf ein „communicator“-system, nämlich auf Lync, umgestiegen. Lync kann sowohl im Büro als auch von zu Hause aus genutzt werden. Im Rahmen dessen wurden aber auch beispielsweise die Kapazitäten der Outlook Postfächer vervierfacht, die Speicherkapazität der Gruppenlaufwerke signifikant erhöht und andere Maßnahmen ergriffen, die im Rahmen von Digitalisierungmöglich sind.
i²fm: Wie digital ist Ihr Standort?
Jens Blankenburg: Der Vodafone-Campus in Düsseldorf ist schon sehr digital. Wir haben flächendeckendes WLAN, Gäste-WLAN und generell eine hervorragende Netzversorgung. Es gibt die Möglichkeiten digital zu bezahlen, wir nutzen digitale Zeiterfassungsleser, die mit Mitarbeiterausweisen oder zukünftig mit Smartphone bedient werden können. Wir nutzen digitale Raumbuchungstools, elektronische Systeme am Computer für die Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Abwesenheiten von Mitarbeitern. Ein ganz anderes Beispiel ist ein Tool, mit dem wir die Auslastung der Parkplätze über ein Zählsystem im Parkhaus überwachen können. Die Planung all dieser Angebote hat ja bereits vor sechs Jahren angefangen. Wenn wir heute noch einmal drauf gucken würden, würden wir vielleicht einiges anders machen, weil sich Einiges schon wieder weiterentwickelt hat. Aber insgesamt ist der Campus schon sehr auf Digitalisierung ausgerichtet.
i²fm: Gibt es ein BIM Modell für den Campus?
Jens Blankenburg: Nein, das stand damals nicht im Fokus. Wir haben natürlich eine Gebäudeleittechnik, aber ein komplettes BIM-Modell haben wir hier noch nicht im Einsatz.
i²fm: Sehr geehrter Herr Blankenburg, wir danken Ihnen für das Gespräch.
Das Gespräch führte Katja Bilski-Neumann, Geschäftsfeldleiterin Kommunikationsplattformen, i2fm.

Sie treffen Jens Blankenburg und Stephan Schneider am 8.11.2016 in Dortmund beim Praxisdialog Building Information Modeling & Betreiben.

Jens Blankenburg über sich

Mein Name ist Jens Blankenburg. Ich verantworte bei Vodafone Deutschland das gesamte Facility Management und bin für den Betrieb aller Liegenschaften, für das zur Verfügungstellen von Ressourcen jeglicher Art, sei es Fläche oder Services, verantwortlich. Mein Schwerpunkt liegt im Büroimmobilienportfolio und der Filialkette. Meine Organisation habe ich intensiv auf die Dienstleistungssteuerung eingestellt. Das heißt, wir haben alle operativen Tätigkeiten, alle Facility Services an strategische externe Partner übertragen, die die operative Bewirtschaftungsleistung für das Portfolio erbringen.

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Wann & wo?

16.11.2017, Essen

Ansprechpartner

i2fm ansprechpartner bilski neuman
Katja Bilski-Neumann Geschäftsfeldleiterin Kommunikationsplattformen
+49 (0) 208 594 87 19 17
bilski-neumann@i2fm.de